Comment utiliser l’application Notion ?

Si tu ne connais pas encore l'outil de productivité Notion, je t'invite à commencer par lire mon premier article sur le sujet ici.

Bon, maintenant que tu as fini de lire, tu sais que j'adore cet outil. Je vante les multiples avantages qui font une grande différence pour moi, en tant que solopreneure.

Mais au-delà des avantages de choisir Notion en comparaison avec ses compétiteurs, je me devais de te dire ce qu'il était possible de faire avec cette application. Comment utiliser Notion pour en tirer le maximum de bénéfices, être plus organisée et gagner en efficacité?

Pourquoi centraliser tes outils dans un seul endroit?

Avant de plonger dans les usages concrets, voici pourquoi ça vaut vraiment la peine de regrouper tes outils. Une étude mondiale menée par Asana, l'Anatomy of Work Index, qui a sondé plus de 13 000 travailleurs de savoir dans huit pays, a révélé que les employés naviguent en moyenne entre 10 applications différentes, jusqu'à 25 fois par jour, seulement pour accomplir leur travail. Chaque bascule d'une application à l'autre, c'est un peu de concentration et de temps qui s'envole.

Notion ne va pas éliminer tous les outils de ta vie, mais chaque tâche, note ou projet que tu réussis à centraliser à un seul endroit, c'est une bascule de moins dans ta journée.

Comment utiliser Notion: ce que tu peux faire avec l'outil

Gérer tes projets

Avec Notion, tu peux gérer absolument tous tes projets. Tu peux intégrer toutes tes tâches, les délais à respecter, les personnes qui collaborent avec toi, et toute autre info pertinente. Pour visualiser ces projets, tu peux avoir une vue sous forme de tableau, de liste, de timeline, de calendrier, de tableau Kanban, et bien plus. Tu as donc l'embarras du choix selon ce que tu préfères. Tu peux multiplier facilement un projet en plusieurs vues. Les personnes qui collaborent avec toi peuvent être ajoutées aux projets pour consulter, modifier ou commenter.

On peut donc aller chercher facilement les fonctions que l'on retrouve avec des applications comme Trello, Asana, Monday.com ou ClickUp à ce niveau. La différence, c'est qu'avec Notion, tu peux faire tout ça dans un seul espace, sans multiplier les abonnements.

Faire une liste de toutes tes tâches et les classer comme tu veux

Dans mon espace de travail Notion, j'ai ce que j'appelle ma Master task list. J'y inscris absolument toutes mes tâches, de mes tâches d'entreprise à mes tâches personnelles, en passant par mes tâches ménagères. J'ai donc une vue d'ensemble de tout ce que j'ai à faire dans toutes les sphères. Ensuite, je joue avec les fonctions de tags et les filtres qu'offre l'application pour diviser par domaine et voir seulement mes tâches d'entreprise, par exemple, et avoir des listes plus courtes et faciles à gérer. C'est, pour moi, hyper puissant.

Noter et organiser toutes les informations qui concernent ton entreprise

Tu peux très facilement inscrire toutes les informations essentielles sur ton entreprise et les classer de façon à pouvoir t'y référer rapidement en tout temps. Par exemple, j'y inscris tous mes liens pour mes réseaux sociaux et mon site web, mes offres en détail, mon client idéal, ma mission, ma vision et mes valeurs d'entreprise, mon identité visuelle, et beaucoup plus. Tu vois le genre? C'est comme mon wiki d'entreprise. C'est utile en tout temps.

Prendre tes notes de coachings et de formations, et toutes autres notes pertinentes

Si tu es comme moi, tu te formes beaucoup, tu lis, tu collabores avec des coachs, etc. Tu apprends sans arrêt et tu prends beaucoup de notes. Avec Notion, tu peux noter super clairement tout ça et classer tes notes pour avoir des références simples à consulter pour toujours.

Faire ta planification annuelle, trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire et quotidienne

J'utilise surtout Google Calendar pour gérer mon horaire de la semaine. Mais il est tout à fait possible de planifier à long et à court terme dans Notion. Ça peut carrément remplacer Google Calendar, mais pour plus d'efficacité, je te suggère de planifier tes journées et tes semaines dans Google Calendar, en te basant sur ta vision à long terme et tes objectifs que tu auras fixés dans Notion, et en utilisant ta grande liste de tâches dans Notion également.

À noter: Notion propose maintenant sa propre application de calendrier, Notion Calendar, qui se synchronise directement avec tes pages et bases de données Notion, en plus de continuer à fonctionner avec Google Calendar. Si tu veux réduire encore plus le nombre d'outils dans ton quotidien, ça peut valoir la peine de l'essayer, en complément ou en remplacement de Google Calendar. C’est gratuit!

Créer des bases de données pour ton entreprise ou ta vie personnelle

Tu peux créer des bases de données pour à peu près n'importe quoi: les livres que tu veux lire et ceux que tu as lus, les applications et logiciels que tu as découverts, un CRM pour gérer tes clients, ton habit tracker, les plantes que tu aimes, etc. Les possibilités sont infinies.

Créer ton contenu pour ton entreprise

Instagram, Facebook, blogue, LinkedIn, Pinterest: il y en a des plateformes. Avec Notion, tu peux rédiger et préparer toutes tes publications à l'avance et faire ce qu'on appelle du batch content. La liberté, rien de moins! Tu peux même avoir des templates personnalisés pour chaque plateforme pour t'aider à créer. Je l'utilise d'ailleurs en ce moment pour écrire cet article.

Faire des listes

Listes d'idées de projets, bucket list, liste d'abonnements à payer, liste d'entretien et de réparations à faire, liste de voyages, liste de livres à lire, de films à voir: toutes les listes possibles. J'aime vraiment beaucoup les listes.

Gérer tes finances

Tu peux te faire un budget, garder un œil sur tes paiements, faire l'inventaire de tes dépenses, etc.

Tu n'as pas à tout construire à partir de zéro

Évidemment, puisque Notion est entièrement personnalisable, il y a un très grand nombre de possibilités, et ce serait difficile de toutes les nommer. Je pense que c'est assez clair que ça peut remplacer un grand nombre d'outils et satisfaire les minimalistes numériques.

Cela dit, cette flexibilité infinie a aussi un revers: construire un espace de travail complet à partir d'une page vide peut prendre énormément de temps, surtout au début. C'est exactement pour ça que je crée des templates Notion prêts à l'emploi: pour te donner une base déjà structurée, que tu n'as qu'à personnaliser selon tes besoins, plutôt que de partir de zéro pour chacune des sections décrites plus haut (gestion de projets, liste de tâches, planification, finances, etc.).

Et si tu préfères un système plus direct, sans courbe d'apprentissage, mes spreadsheets pour Google Sheets ou Excel couvrent aussi plusieurs de ces mêmes besoins, notamment pour la gestion de tes finances.

Tu retrouveras les deux formats dans ma boutique.

C'est un outil de productivité hyper puissant dont je ne pourrais plus me passer. C'est devenu mon deuxième cerveau, mon allié.

Foire aux questions

Notion peut-il vraiment remplacer plusieurs de mes outils actuels?

Oui, en grande partie. La gestion de projets, les listes de tâches, les notes et les bases de données peuvent toutes être centralisées dans Notion, ce qui réduit le nombre de bascules entre applications dans ta journée.

Est-ce difficile de construire son espace de travail dans Notion?

Ça peut l'être au départ, en raison de la grande flexibilité de l'outil. Un template déjà structuré permet de sauter cette étape et de commencer à l'utiliser tout de suite.

Dois-je utiliser Notion pour tout, y compris mon calendrier?

Pas nécessairement. Beaucoup de gens, moi y compris, préfèrent garder Google Calendar pour l'horaire au jour le jour, tout en gérant la vision à long terme et les tâches dans Notion.

Notion convient-il aussi bien à la vie personnelle qu'à l'entreprise?

Oui. Les mêmes fonctions (bases de données, listes, notes) peuvent servir aussi bien pour gérer une entreprise que pour organiser sa vie personnelle, ses finances ou ses projets.

À bientôt!