Comment définir ses priorités ?

Comment est-ce qu'on peut définir ses priorités lorsqu'on a une multitude de tâches à faire, qu'on manque de temps et que tout semble important et même urgent?

C'est difficile de mettre de la clarté lorsque tout est emmêlé dans notre tête. Quand on manque de temps pour exécuter nos tâches, on ne peut même pas concevoir de prendre du temps pour s'arrêter et bien définir ses priorités pour mieux planifier et mieux travailler. Pourtant, c'est primordial.

Pourquoi établir des priorités?

Établir ses priorités est essentiel pour travailler mieux et moins. Sans priorité, on fait n'importe quoi, on travaille sans cesse sans nécessairement atteindre nos objectifs. Prioriser, c'est définir ce qui a le plus d'impact, ce qui est le plus important.

Il y a une raison psychologique bien documentée pour laquelle c'est si difficile à faire naturellement. Une étude publiée dans le Journal of Consumer Research, menée par les chercheurs Meng Zhu, Yang Yang et Christopher Hsee, a identifié ce qu'ils appellent le "mere urgency effect" (l'effet de pure urgence). Leurs cinq expériences ont démontré que les gens ont tendance à choisir des tâches urgentes mais peu importantes plutôt que des tâches réellement importantes, même quand on leur dit explicitement que la tâche importante rapporte objectivement plus. Autrement dit, ton cerveau est littéralement porté à courir après l'urgence plutôt qu'après l'importance, indépendamment de ta volonté ou de ta discipline. Ce n'est pas un manque de caractère: c'est un biais humain universel. Et c'est justement pour ça qu'un système clair de priorités est nécessaire: pour contrer une tendance naturelle, pas juste pour "être plus organisée".

Définir ses priorités, c'est une étape primordiale pour la planification stratégique, que ce soit pour une entreprise ou pour ta propre vie.

Comment définir ses priorités?

Maintenant qu'on a établi que définir ses priorités, c'est important et que tu ne peux pas t'en passer, je te propose des étapes pour bien le faire.

1. Faire l'inventaire de toutes tes tâches

La première étape pour définir tes priorités est de faire l'inventaire complet de toutes les tâches que tu as à faire.

En fait, en tout temps, tu devrais avoir un seul endroit où tu prends toujours en note tout ce que tu dois faire. Tout doit être inscrit, même les plus petites tâches. Ça va te permettre d'avoir une vue d'ensemble sur les tâches, et ça, c'est super important.

Vide complètement ton cerveau et écris tout. Si tu n'as pas encore de système central pour ça, un template Notion structuré pour la gestion de tâches ou un spreadsheet simple peut te servir de point de départ tout fait, plutôt que d'improviser un nouveau système à chaque fois.

2. Trouver ta mission et ta vision à long terme

Pour aller plus loin dans la définition de tes priorités, tu dois bien identifier ta mission et ta vision à long terme.

Où est-ce que tu veux t'en aller? Qui veux-tu servir et comment veux-tu le faire? Que veux-tu accomplir et quels sont tes rêves?

Ta destination doit être claire si tu souhaites être en mesure d'identifier les actions prioritaires pour t'y rendre. Prends donc le temps de te poser les bonnes questions et de garder cette destination en tête en tout temps.

3. Définir tes objectifs précis

Une fois que la vision à plus long terme est bien claire pour toi, malgré qu'elle puisse évoluer avec le temps, tu peux maintenant te fixer plusieurs objectifs précis qui vont te permettre de te rapprocher de ta mission et de ta vision.

Quels piliers peux-tu atteindre qui sont bien alignés avec ta destination choisie? Comment peux-tu avancer tranquillement vers là?

Je te suggère de te fixer des objectifs précis et spécifiques, définis dans le temps, un peu exigeants pour toi mais tout de même réalistes, pertinents dans ton contexte de vie, et mesurables le plus possible avec des chiffres et des indicateurs.

Tu peux jeter un coup d'œil à la méthode SMARTER de Michael Hyatt ici pour t'aider à fixer de meilleurs buts.

4. Décortiquer tes objectifs en actions concrètes

Maintenant que tu as fixé des objectifs précis, tu dois les décortiquer en actions concrètes. Quelles sont les actions que tu dois faire pour atteindre tes objectifs, et dans quel ordre?

Tu dois tracer le chemin le plus clair possible. C'est correct si tu ne sais pas tout à l'avance exactement ce que tu vas devoir faire: certaines choses peuvent très bien être ajustées au fur et à mesure que tu es dans l'action.

5. Définir la valeur ajoutée de chaque tâche

Ton chemin est tracé, tu sais assez bien quelles actions tu dois poser pour atteindre tes objectifs.

Maintenant, arrête-toi et demande-toi lesquelles de ces actions vont VRAIMENT te faire avancer. Lesquelles apporteront la plus grande valeur ajoutée, le plus grand impact?

Est-ce qu'il y en a qui, finalement, ne sont pas nécessaires et qui n'apporteront pas grand-chose? Peux-tu les éliminer? C'est exactement ici que l'effet de pure urgence dont on parlait plus haut vient te jouer des tours: une tâche urgente mais peu importante va te sembler plus pressante qu'une tâche vraiment stratégique. Prendre un moment pour évaluer consciemment la valeur réelle de chaque tâche, c'est ta façon de contourner ce biais.

6. Classer tes tâches

À la lumière de ces questions, tu dois maintenant classer tes tâches en fonction de leur valeur ajoutée, de leur impact sur l'atteinte de tes objectifs. Place-les en ordre le mieux possible.

Un spreadsheet avec un système de pointage simple (par exemple, un score d'impact de 1 à 5 pour chaque tâche) peut rendre cet exercice beaucoup plus visuel et moins abstrait qu'une liste mentale.

7. Placer tes tâches dans ton horaire selon l'effort requis et tes moments les plus productifs

Essaie d'évaluer quand sont tes moments les plus productifs dans la journée. Pour plusieurs, ce sera le matin, au moment où ils sont reposés et qu'ils n'ont pas encore beaucoup dépensé d'énergie. C'est différent pour chacune par contre.

Les tâches qui ont une grande valeur ajoutée vont parfois demander plus d'efforts et de concentration. Planifie-les donc en priorité dans les moments où tu es la plus productive et concentrée. Rien d'autre ne doit venir avant ces tâches-là dans ces moments-là, le plus possible.

Commence par ça, et garde-toi une liste de tâches plus secondaires, à faire lorsque les priorités sont complétées.

Foire aux questions

Pourquoi ai-je toujours l'impression que tout est urgent en même temps?

C'est un biais psychologique documenté: le cerveau humain a une tendance naturelle à privilégier l'urgence plutôt que l'importance réelle, même quand on sait objectivement qu'une autre tâche compte plus.

Par où commencer si je me sens complètement dépassée?

Commence par vider ta tête: fais l'inventaire complet de toutes tes tâches dans un seul endroit, avant même de penser à les prioriser.

Est-ce que mes priorités devraient rester les mêmes dans le temps?

Non. Ta vision à long terme peut évoluer, et tes priorités doivent être révisées régulièrement pour rester alignées avec elle.

Comment savoir si une tâche a vraiment de la valeur ou si elle me semble juste urgente?

Pose-toi la question de son impact réel sur tes objectifs, pas seulement de son délai. Une tâche avec un délai serré n'est pas automatiquement plus importante qu'une tâche sans échéance immédiate.

À bientôt!