Les 5 fondements de la productivité

Il y a des choses de base en productivité. Des indispensables. Sans eux, les chances qu'on procrastine, qu'on tourne en rond, qu'on avance moins sont plus élevées.

Si tu veux augmenter ta productivité, commence simple, commence par ceci.

1. Savoir où s'en aller

Irais-tu à un endroit inconnu pour la première fois sans regarder le GPS pour savoir où est ta destination et comment t'y rendre? C'est la même chose avec tes tâches. Vas-tu faire des tâches sans savoir ce que tu as envie d'accomplir en les faisant? Si oui, ça se peut que tu travailles dans le vide, ou que ça soit juste plus long. Et ça, on veut pas ça.

Commence par trouver ta destination. Où tu veux aller? C'est quoi la vision que tu as pour ta vie? Que veux-tu accomplir? Ensuite, quels objectifs tu veux te fixer pour atteindre cette vision du futur là?

Concrètement, ça peut vouloir dire plusieurs choses:

• une vision à long terme (dans 5 ans, où tu veux être, professionnellement et personnellement)
• des objectifs annuels qui découlent de cette vision là
• des objectifs mensuels ou trimestriels qui découlent de ces objectifs annuels
• des priorités hebdomadaires qui découlent de tout ça

Sans ce fil conducteur, chaque tâche devient une décision isolée, sans lien avec où tu t'en vas. Résultat: tu avances, mais souvent dans plusieurs directions différentes, ce qui donne l'impression de tourner en rond même quand tu travailles fort.

Bien important de faire ça avant tout, et pas juste dans ta tête. Une étude du Dr Gail Matthews, professeure de psychologie à la Dominican University of California, a démontré que les personnes qui écrivent leurs objectifs ont 42% plus de chances de les atteindre que celles qui les gardent seulement en tête. Un objectif non écrit reste souvent une simple intention qui s'évapore dans le tourbillon du quotidien.

Le geste concret ici, c'est simple: prends 15 minutes cette semaine, ouvre un document ou un cahier, et écris noir sur blanc où tu t'en vas. Tu peux même le refaire aux 3 mois pour ajuster le tir.

2. Avoir de bonnes habitudes de vie

Quand je te parlais de base: tu veux faire tes choses plus efficacement dans ta journée? Prends le temps de bouger, de manger des aliments sains qui vont te donner assez d'énergie, de socialiser et d'entretenir tes relations, de faire ce qui te fait du bien. Bref, prends soin de toutes les sphères de ta vie. C'est du temps bien investi.

Concrètement, une bonne hygiène de vie touche plusieurs sphères en même temps:

• le sommeil: un corps reposé prend de meilleures décisions et se concentre plus longtemps
• l'alimentation: ton énergie mentale dépend directement de ce que tu manges pendant la journée
• le mouvement: même 20 à 30 minutes d'activité physique par jour font une différence mesurable
• les relations sociales: s'isoler complètement pour "performer" finit souvent par épuiser la motivation
• le repos actif: des moments qui ne servent à rien de productif, mais qui rechargent les batteries

Ce n'est pas juste une impression: selon une étude publiée par Goodwill Management, réalisée en 2015 pour le Comité National Olympique et Sportif Français et le Medef avec le soutien d'AG2R La Mondiale, la pratique régulière d'une activité physique augmente la productivité d'un salarié de 6 à 9%, et une entreprise qui encourage activement ses employés à bouger peut voir sa rentabilité grimper jusqu'à 14%. Bouger, ce n'est pas du temps volé à ton travail, c'est un investissement direct dans ta capacité à le faire.

S'enterrer sous son travail 18 heures par jour et oublier tout le reste a rarement aidé les gens. Surtout à long terme. Ce genre de rythme fonctionne peut-être une semaine ou deux, mais il finit presque toujours par se payer en fatigue, en erreurs, ou carrément en épuisement professionnel.

3. Définir ses priorités

T'sais, on est tous des humains. On n'est pas capable de se créer une 25e heure, d'arrêter le temps (ça serait malade!), de se cloner. Faut donc faire des choix. Des choix sur comment on va utiliser notre temps. Définis ce qui passe avant tout, quelles sont tes priorités que tu veux à tout prix accomplir dans ta journée, ta semaine, ton mois, etc.

Une façon simple de commencer: pour chaque tâche sur ta liste, demande-toi "Est-ce que ça me rapproche de ma vision?" et "Qu'est-ce qui arrive si je ne le fais pas cette semaine?" Les tâches qui répondent oui à la première question et dont la conséquence est réelle si tu les repousses, ce sont tes vraies priorités. Le reste, c'est du bruit qui donne l'impression d'être occupée.

Commence par ces priorités là. Assure-toi que ce ne sont jamais tes priorités qui sont repoussées au lendemain. C'est souvent l'inverse qui arrive: on règle d'abord les petites tâches faciles et rapides, parce que ça donne un sentiment de progrès immédiat, et on repousse la tâche importante mais plus exigeante. Le problème, c'est que cette tâche importante reste toujours là, en attente, et finit par peser plus lourd plus elle traîne.

Tes priorités devraient être basées sur ce qui te permet d'atteindre tes objectifs, donc ta vision, sur ce qui te permet d'avoir de bonnes habitudes de vie, de croître autant au niveau personnel que professionnel, de garder une bonne santé physique et mentale. Je pense que tu comprends le principe.

4. Planifier avec des échéances

Je le sais que c'est tentant d'y aller "go with the flow". Mais ultimement, ça te prend un plan et des dates limites. Sinon, tout peut durer beaucoup trop longtemps et le temps peut facilement être gaspillé.

Il y a une raison scientifique derrière ça. Une vaste méta-analyse menée par le chercheur Peter Gollwitzer et sa collègue Paschal Sheeran, portant sur 94 études, a démontré que les gens qui transforment leurs intentions en plans précis ("si telle situation se présente, alors je vais faire telle action") réussissent significativement mieux à atteindre leurs objectifs que ceux qui se contentent d'avoir l'intention, sans plan concret. Autrement dit, se dire "je vais m'y mettre" ne suffit pas: décider précisément quand, où et comment fait toute la différence.

Concrètement, ça donne des échéances qui ressemblent à ceci: "Si c'est mardi matin, alors je travaille sur la description de mon nouveau produit entre 9h et 11h" plutôt que "je vais travailler sur mon produit cette semaine".

Je le sais (apparemment je sais vraiment beaucoup de choses aujourd'hui), tu veux pas te mettre trop de pression pour pas vivre avec de l'anxiété, t'épuiser, faire un burn-out. Faut pas non plus. Planifie intelligemment et sainement. Planifie ton "self-care" aussi, pas juste tes livrables.

Impose-toi des échéances si tu n'en as pas d'imposées par quelqu'un d'autre, mais des échéances réalistes et atteignables. Une échéance trop serrée, que tu ne respectes jamais, finit par perdre tout son pouvoir motivant. Observe-toi beaucoup, prends des notes et tu vas finir par connaître tes capacités pour planifier en conséquence. Après quelques semaines à noter combien de temps tes tâches prennent réellement (et pas combien de temps tu penses qu'elles prennent), tu vas voir des patterns se dessiner.

5. Faire une seule chose à la fois

Tantôt je te disais de prioriser parce que tu ne peux pas t'inventer une 25e heure, bien tu ne peux pas t'inventer de 2e tête non plus.

On est fait pour se concentrer sur une seule chose à la fois de façon optimale. Oui tu peux faire 4 tâches en même temps, mais je te garantis pas les résultats.

Le multitasking, c'est une fausse bonne idée. Une étude fondatrice publiée par l'American Psychological Association, menée par les chercheurs Rubinstein, Meyer et Evans, a mesuré ce qui se passe réellement dans le cerveau quand on alterne entre deux tâches: chaque bascule entraîne une perte de temps mesurable, et cette perte augmente avec la complexité des tâches. Autrement dit, plus tes tâches sont exigeantes (rédiger une description de produit vs répondre à un courriel simple, par exemple), plus le multitasking te coûte cher.

Et une fois distraite en plein milieu d'une tâche, le retour à la pleine concentration n'est pas instantané. Selon la chercheuse Gloria Mark, de l'Université de Californie à Irvine, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes après une interruption pour retrouver un niveau de concentration équivalent à celui d'avant, un chiffre qu'elle a précisé dans des entrevues sur ses travaux de recherche, notamment auprès du Wall Street Journal. Et ce retour ne se fait pas directement: on passe souvent par une ou deux tâches intermédiaires avant de revenir à ce qu'on faisait.

Fais le calcul: si tu es interrompue 6 fois dans ta journée (une notification, un texto, une question d'un proche), même de quelques secondes chacune, ça peut représenter plus de 2 heures perdues à essayer de retrouver ta concentration. Pas 2 heures de distraction en tant que telle: 2 heures de temps de récupération cognitive.

Tu as l'impression que t'en fais plus en jonglant entre plusieurs tâches, mais dans le fond, c'est soit que:

• tu fais tout tout croche
• ça te prend énormément plus de temps
• tu avances juste rien

Liste tes tâches en ordre de priorité et attaque-en une à 100%, puis passe à la prochaine ensuite. Simple comme ça. Élimine le plus possible les sources de distraction autour de toi, ça va aider: ferme les onglets inutiles, mets ton cellulaire dans une autre pièce, désactive les notifications pendant tes blocs de travail les plus exigeants.